การจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร? คู่มือปี 2026 เกี่ยวกับกระบวนการและประเภทต่างๆ

ในทุกธุรกิจ ตั้งแต่ร้านกาแฟท้องถิ่นไปจนถึงผู้ผลิตรถยนต์ระดับโลก ทุกสิ่งล้วนจำเป็นต้องซื้อ ไม่ว่าจะเป็นเมล็ดกาแฟ เหล็ก กระดาษสำนักงาน บริการที่ปรึกษา ลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ และอื่นๆ อีกมากมาย แม้จะดูเผินๆ แล้ว สิ่งเหล่านี้อาจดูเหมือนง่าย คุณต้องการอะไร คุณก็ซื้อมัน แต่เบื้องหลังธุรกรรมง่ายๆ นี้กลับมีวินัยเชิงกลยุทธ์และเป็นมืออาชีพ ซึ่งสามารถสร้างหรือทำลายผลกำไรของบริษัทได้ จัดซื้อจัดจ้าง.

แจกันดอกไม้โรแมนติกนี้ ไกด์จะให้คำแนะนำที่ชัดเจน คำอธิบายว่าการจัดซื้อคืออะไร ไม่ใช่สิ่งใด และเหตุใดฟังก์ชันที่มักมองข้ามนี้จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างมูลค่า นวัตกรรม และความได้เปรียบทางการแข่งขันในโลกธุรกิจยุคใหม่

การกำหนดการจัดซื้อ: มากกว่าแค่การซื้อ

ในแง่ที่ง่ายที่สุด การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ในการจัดหา จัดหา และจัดการสินค้า บริการ และงานที่บริษัทต้องการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

แม้ว่าคำว่า "การซื้อ" จะเป็นส่วนหนึ่งของมัน แต่คำๆ นี้ก็ยังเล็กเกินไปที่จะครอบคลุมขอบเขตทั้งหมด การจัดซื้อจัดจ้างที่แท้จริงไม่ใช่การดำเนินการเพียงครั้งเดียว แต่เป็นวงจรที่ครอบคลุมซึ่งประกอบด้วย:

• ระบุความต้องการ: ร่วมมือกับแผนกต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาต้องการอะไร เมื่อใด และตามข้อกำหนดใด
• การวิจัยทางการตลาด: วิเคราะห์ตลาดเพื่อระบุซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพและทำความเข้าใจแนวโน้มราคา
• การจัดหาซัพพลายเออร์: การค้นหา คัดเลือก และกำหนดคุณสมบัติซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามมาตรฐานคุณภาพ จริยธรรม และการเงิน
• การเจรจาต่อรอง: การเจรจาสัญญา ราคา ข้อกำหนดและเงื่อนไขเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด มูลค่ารวม สำหรับ บริษัท
• การจัดการสัญญา: ดูแลความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญา
• การบริหารความเสี่ยง: ระบุและบรรเทาความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในห่วงโซ่อุปทาน เช่น ความล้มเหลวของซัพพลายเออร์ ความผันผวนของราคา หรือการหยุดชะงักทางภูมิรัฐศาสตร์

คำสำคัญคือ ยุทธศาสตร์การจัดซื้อจัดจ้างคือการมองภาพรวมและตัดสินใจจัดซื้อจัดจ้างที่สนับสนุนเป้าหมายระยะยาวของบริษัท ไม่ใช่แค่ตอบสนองความต้องการในระยะสั้นด้วยราคาต่ำที่สุดเท่านั้น

ความแตกต่างที่สำคัญ: การจัดซื้อจัดจ้างเทียบกับการจัดซื้อ

หนึ่งในจุดที่มักเกิดความสับสนมากที่สุดคือความแตกต่างระหว่างการจัดซื้อจัดจ้างและการจัดซื้อจัดจ้าง แม้ว่าคำสองคำนี้มักใช้แทนกันได้ในการสนทนาทั่วไป แต่ในบริบททางวิชาชีพ ทั้งสองคำนี้มีความแตกต่างกันโดยพื้นฐาน

การจัดซื้อเป็นส่วนย่อยของธุรกรรมของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่กว้างขึ้น

ลองคิดแบบนี้ดู: ฝ่ายจัดซื้อทำหน้าที่คิดเชิงกลยุทธ์และกำหนดทิศทาง ส่วนฝ่ายจัดซื้อทำหน้าที่วางแผน

นี่คือการแยกความแตกต่างที่ชัดเจน:

บริษัทที่มุ่งเน้นการจัดซื้อเพียงอย่างเดียวอาจได้รับราคาต่ำสำหรับวัตถุดิบเป็นชุด วัสดุ ปัจจุบัน บริษัทที่มุ่งเน้นการจัดซื้อสร้างความร่วมมือระยะยาวกับซัพพลายเออร์คุณภาพสูง มั่นใจได้ถึงราคาที่คงที่ การส่งมอบที่เชื่อถือได้ และแม้แต่นวัตกรรมที่ร่วมมือกันในอีกหลายปีข้างหน้า

การจัดซื้อจัดจ้างในจักรวาลองค์กร

หากต้องการเข้าใจการจัดซื้ออย่างถ่องแท้ จำเป็นต้องพิจารณาว่าการจัดซื้อมีความสอดคล้องกับฟังก์ชันทางธุรกิจหลักอื่นๆ อย่างไร โดยเฉพาะการจัดการห่วงโซ่อุปทานและโลจิสติกส์

บทบาทของการจัดซื้อในห่วงโซ่อุปทาน

การขอ ห่วงโซ่อุปทาน เป็นเครือข่ายองค์กร บุคคล กิจกรรม ข้อมูล และทรัพยากรแบบครบวงจรที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายผลิตภัณฑ์หรือ การบริการจากซัพพลายเออร์ถึงลูกค้า. ซึ่งรวมถึง ทุกอย่างตั้งแต่วัตถุดิบ การสกัดจนถึงการส่งมอบขั้นสุดท้าย

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นสิ่งสำคัญ ส่วนประกอบ ของห่วงโซ่อุปทาน หากห่วงโซ่อุปทานคือห่วงโซ่ทั้งหมด การจัดซื้อจัดจ้างจะรับผิดชอบในการสร้างจุดเชื่อมโยงสำคัญอันดับแรก นั่นคือจุดเชื่อมโยงระหว่างบริษัทกับซัพพลายเออร์ หากไม่มีการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพ ห่วงโซ่อุปทานทั้งหมดจะพังทลายลงตั้งแต่ยังไม่เริ่มต้นเสียด้วยซ้ำ

การจัดซื้อจัดจ้างเทียบกับโลจิสติกส์

โลจิสติกส์ เป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบของห่วงโซ่อุปทานที่มุ่งเน้นไปที่การเคลื่อนย้ายและการจัดเก็บสินค้า ครอบคลุมถึงการขนส่ง การจัดเก็บสินค้า การจัดการสินค้าคงคลัง และการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์นั้นเรียบง่าย:

• จัดซื้อจัดจ้าง ได้รับสินค้าแล้ว
• โลจิสติกส์ เคลื่อนย้ายและจัดเก็บสินค้า

พวกเขาเป็นพันธมิตรในห่วงโซ่อุปทาน ทีมจัดซื้อเจรจาสัญญาสั่งซื้อวิดเจ็ตจำนวน 10,000 ชิ้นจากซัพพลายเออร์ในเวียดนาม จากนั้นทีมโลจิสติกส์จะจัดการเรื่องการขนส่งทางทะเล พิธีการศุลกากร และการขนส่งไปยังคลังสินค้าของบริษัท

ขณะนี้เราได้กำหนดนิยามของการจัดซื้อจัดจ้างอย่างชัดเจน แยกความแตกต่างจากการจัดซื้อจัดจ้าง และกำหนดตำแหน่งสำคัญภายในห่วงโซ่อุปทานที่กว้างขึ้น แต่ในทางปฏิบัติ กระบวนการนี้มีลักษณะอย่างไร

ในส่วนถัดไปเราจะพาไปดู กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบทีละขั้นตอน (เรียกอีกอย่างว่าวงจรจัดซื้อถึงจ่าย) และสำรวจ 4 ประเภทหลัก ของการจัดซื้อจัดจ้าง ที่ทุกองค์กรบริหารจัดการ

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง: วงจรแบบทีละขั้นตอน

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างไม่ใช่เหตุการณ์เดียว แต่เป็นวงจรที่มีโครงสร้าง มักเรียกว่า วงจรจัดซื้อถึงชำระเงิน (หรือ P2P)วงจรนี้ครอบคลุมทุกขั้นตอนตั้งแต่ระบุความต้องการไปจนถึงการชำระเงินงวดสุดท้ายให้กับซัพพลายเออร์ แม้ว่ารายละเอียดเฉพาะอาจแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท แต่ขั้นตอนหลักๆ นั้นเป็นสากล

ขั้นตอนที่ 1: ต้องการการระบุตัวตน

ทุกอย่างเริ่มต้นจากความต้องการ ทีมวิศวกรต้องการส่วนประกอบเฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ ฝ่ายการตลาดต้องจ้างเอเจนซี่ดิจิทัล หรือผู้จัดการสำนักงานต้องเติมสต็อกกระดาษเครื่องพิมพ์ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดข้อกำหนด ข้อมูลจำเพาะ ปริมาณ และระยะเวลาที่ต้องการอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2: ใบขอซื้อ

ความต้องการที่ระบุจะถูกทำให้เป็นทางการเป็น ใบขอซื้อเอกสารภายในที่ส่งไปยังฝ่ายจัดซื้อ เอกสารนี้ทำหน้าที่เป็นคำขออย่างเป็นทางการ โดยให้รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดและเริ่มต้นกระบวนการจัดซื้อ โดยทั่วไปต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายหรือเจ้าของงบประมาณเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารสอดคล้องกับสถานะทางการเงินและวัตถุประสงค์ของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3: การจัดหาและการเลือกซัพพลายเออร์

เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติ งานเชิงกลยุทธ์ก็จะเริ่มต้นขึ้น ทีมจัดซื้อจะค้นหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ ซึ่งอาจรวมถึง:

• ขอใบเสนอราคา (RFQ): ใช้เมื่อข้อกำหนดชัดเจนและปัจจัยการตัดสินใจหลักคือราคา
• คำขอข้อเสนอ (RFP): ใช้สำหรับโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น (เช่น การนำซอฟต์แวร์ไปใช้หรือบริการให้คำปรึกษา) โดยที่โซลูชันและแนวทางมีความสำคัญพอๆ กับราคา
• ขอข้อมูล (RFI): ขั้นตอนเริ่มต้นในการรวบรวมข้อมูลและคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพในรายชื่อยาวๆ

จากนั้นซัพพลายเออร์จะได้รับการตรวจสอบตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ความมั่นคงทางการเงิน มาตรฐานคุณภาพ (เช่น การรับรอง ISO 9001) ความสามารถในการผลิต แนวทางปฏิบัติทางจริยธรรม และประสิทธิภาพในอดีต

ขั้นตอนที่ 4: การเจรจาและการมอบสัญญา

ทีมจัดซื้อจะเจรจากับซัพพลายเออร์ที่ผ่านการคัดเลือกเพื่อให้ได้เงื่อนไขที่ดีที่สุด การเจรจานี้ครอบคลุมมากกว่าแค่ราคาเบื้องต้น แต่ยังครอบคลุมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดการส่งมอบ การรับประกัน และข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) เป้าหมายคือการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (TCO)ไม่ใช่แค่ราคาที่ติดไว้เท่านั้น เมื่อเลือกซัพพลายเออร์แล้ว จะมีการลงนามในสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 5: การสร้างใบสั่งซื้อ (PO)

เมื่อมีสัญญาแล้ว เป็นทางการ ใบสั่งซื้อ (PO) ถูกสร้างขึ้นและส่งไปยังซัพพลายเออร์ PO คือเอกสารทางการค้าที่ยืนยันคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ โดยมีรายละเอียดรายการสินค้า จำนวน ราคาที่ตกลงกัน และคำแนะนำในการจัดส่ง PO กำหนดให้บริษัทต้องชำระเงินเมื่อดำเนินการจัดส่งเรียบร้อยแล้วตามกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 6: การรับและตรวจสอบสินค้า

ซัพพลายเออร์เป็นผู้จัดส่งสินค้าหรือให้บริการ ฝ่ายรับสินค้าจะตรวจสอบการจัดส่งเพื่อให้แน่ใจว่าปริมาณและคุณภาพตรงตามใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า (GRN) ถูกสร้างขึ้นเพื่อบันทึกสิ่งที่ได้รับ นี่คือจุดควบคุมที่สำคัญ

ขั้นตอนที่ 7: การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการจับคู่สามทาง

ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขอชำระเงิน ก่อนที่จะมีการจ่ายเงิน ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้จะดำเนินการ การแข่งขันสามทาง. พวกเขาเปรียบเทียบเอกสารสามฉบับ:

1. การขอ ใบสั่งซื้อ (สิ่งที่เราสั่ง)
2. การขอ ใบรับสินค้า (สิ่งที่เราได้รับ)
3. การขอ ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ (สิ่งที่เราถูกเรียกเก็บเงิน)

หากเอกสารทั้งสามตรงกัน ใบแจ้งหนี้จะได้รับการอนุมัติให้ชำระเงิน หากมีความคลาดเคลื่อน (เช่น จำนวนไม่ถูกต้อง ราคาไม่ถูกต้อง) ปัญหาจะถูกทำเครื่องหมายเพื่อแก้ไขปัญหา

ขั้นตอนที่ 8: การชำระเงิน

เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติแล้ว การชำระเงินจะดำเนินการตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ในสัญญา (เช่น ชำระภายใน 30 วัน ชำระภายใน 60 วัน) ขั้นตอนสุดท้ายนี้ถือเป็นการสิ้นสุดรอบการจัดหาและชำระเงิน

ประเภทการจัดซื้อหลัก 4 ประเภท

การจัดซื้อจัดจ้างแต่ละประเภทไม่เหมือนกัน องค์กรต่างๆ แบ่งประเภทการใช้จ่ายเพื่อนำกลยุทธ์ที่แตกต่างกันมาใช้และบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดซื้อจัดจ้างแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลัก ได้แก่ การจัดซื้อโดยตรง การจัดซื้อโดยอ้อม การจัดซื้อบริการ และการจัดซื้อสินค้า

การเข้าใจหมวดหมู่เหล่านี้ช่วยให้บริษัทสามารถปรับกลยุทธ์การจัดซื้อได้ ทีมที่จัดการการใช้จ่ายโดยตรงสำหรับไมโครชิปจะมุ่งเน้นไปที่การรับประกันการจัดหาและคุณภาพ ในขณะที่ทีมที่จัดการการใช้จ่ายทางอ้อมสำหรับอุปกรณ์สำนักงานจะมุ่งเน้นไปที่การรวมต้นทุนและความสะดวกในการสั่งซื้อ

ตอนนี้เราได้จัดทำแผนผังกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดและจำแนกประเภทการจัดซื้อจัดจ้างประเภทต่างๆ ที่ธุรกิจต่างๆ ดำเนินการแล้ว แต่อะไรคือสิ่งที่แยกแผนกจัดซื้อทั่วไปออกจากแผนกจัดซื้อระดับโลก?

ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ตอนสุดท้ายเราจะสำรวจ เป้าหมายหลัก กลยุทธ์สมัยใหม่ (เช่น การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์) และตัวชี้วัดสำคัญ (KPI) ที่กำหนดการจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์ในปี 2026

เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของการจัดซื้อจัดจ้างสมัยใหม่

การจัดซื้อจัดจ้างสมัยใหม่ได้พัฒนาไปไกลเกินกว่าบทบาทเดิมที่เคยเป็นเพียงการซื้อสินค้าในราคาต่ำสุด ปัจจุบันการจัดซื้อจัดจ้างเป็นหน้าที่เชิงกลยุทธ์ที่มีหน้าที่สร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์กรโดยรวม เป้าหมายของการจัดซื้อจัดจ้างมีความหลากหลายและเชื่อมโยงอย่างลึกซึ้งกับวัตถุประสงค์โดยรวมของบริษัท

1. การประหยัดต้นทุนและการสร้างมูลค่า

นี่เป็นเป้าหมายแบบดั้งเดิมที่สุด แต่คำจำกัดความของมันมีความซับซ้อนมากขึ้น มันไม่ได้เกี่ยวกับราคาซื้อที่ต่ำที่สุด แต่มันเกี่ยวกับราคาที่ต่ำที่สุด ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (TCO)TCO ประกอบด้วยราคาเริ่มต้นและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตลอดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ เช่น การบำรุงรักษา การใช้พลังงาน การฝึกอบรม และการกำจัด เครื่องจักรราคาถูกที่เสียบ่อยจะมี TCO สูงกว่าเครื่องจักรราคาแพงแต่เชื่อถือได้มาก การจัดซื้อเชิงกลยุทธ์มุ่งเน้นไปที่การเพิ่ม ความคุ้มค่าไม่ใช่แค่ลดการใช้จ่ายในช่วงเริ่มต้นเท่านั้น

2. การลดความเสี่ยง

ในโลกที่ห่วงโซ่อุปทานผันผวน ความไม่แน่นอนทางภูมิรัฐศาสตร์ และภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่เพิ่มมากขึ้น การจัดการความเสี่ยงจึงกลายเป็นหน้าที่หลักของการจัดซื้อ ซึ่งเกี่ยวข้องกับ:

• ความเสี่ยงด้านการจัดหา: การกระจายฐานซัพพลายเออร์เพื่อหลีกเลี่ยงช่องโหว่จากการจัดหาแหล่งเดียว
• ความเสี่ยงทางการเงิน: ตรวจสอบเสถียรภาพทางการเงินของซัพพลายเออร์ที่สำคัญเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาต้องเลิกกิจการ
• ความเสี่ยงด้านชื่อเสียง: การทำให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ปฏิบัติตามมาตรฐานจริยธรรมเกี่ยวกับแรงงาน ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม และกฎหมายต่อต้านการทุจริต
• ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ปฏิบัติตามกฎระเบียบการค้าและข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

3. การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (SRM)

ทีมจัดซื้อระดับโลกไม่มองซัพพลายเออร์เป็นเพียงผู้ขายที่สามารถเปลี่ยนแทนกันได้ในความสัมพันธ์เชิงธุรกรรมอีกต่อไป พวกเขาสร้างความร่วมมือระยะยาวกับซัพพลายเออร์เชิงกลยุทธ์ SRM ที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่ผลประโยชน์ที่ไม่พบในใบแจ้งหนี้ เช่น:

• นวัตกรรม: ซัพพลายเออร์มีแนวโน้มที่จะแบ่งปันเทคโนโลยีใหม่และแนวคิดผลิตภัณฑ์กับพันธมิตรที่เชื่อถือได้มากขึ้น
• ปรับปรุงคุณภาพ: ความสัมพันธ์แบบร่วมมือกันส่งเสริมการเปิดกว้าง การสื่อสาร เพื่อแก้ไขปัญหาและขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• ความคล่องตัวที่มากขึ้น: ความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการตอบสนองต่อความต้องการที่เพิ่มขึ้นอย่างไม่คาดคิดหรือการหยุดชะงักของอุปทาน

4. การปรับปรุงประสิทธิภาพและกระบวนการ

เป้าหมายสำคัญคือการทำให้กระบวนการจัดซื้อมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งรวมถึงการทำให้งานซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติ (เช่น การสร้างใบสั่งซื้อและการจับคู่ใบแจ้งหนี้) การปรับปรุงขั้นตอนการอนุมัติ และการใช้เทคโนโลยีเพื่อให้ข้อมูลที่ดีขึ้นสำหรับการตัดสินใจ ซึ่งจะทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อมีเวลาไปมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมเชิงกลยุทธ์ เช่น การเจรจาต่อรองและการพัฒนาซัพพลายเออร์

5. ความยั่งยืนและการจัดหาอย่างมีจริยธรรม

บริษัทต่างๆ มักถูกประเมินจากผลการดำเนินงานด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมาภิบาล (ESG) มากขึ้นเรื่อยๆ การจัดซื้อจัดจ้างถือเป็นหัวใจสำคัญของความพยายามนี้ โดยมีหน้าที่สร้างห่วงโซ่อุปทานที่มีความรับผิดชอบ ซึ่งหมายถึงการให้ความสำคัญกับซัพพลายเออร์ที่แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปกป้องสิ่งแวดล้อม การปฏิบัติต่อแรงงานอย่างเป็นธรรม และการดำเนินธุรกิจอย่างมีจริยธรรม

การวัดผลความสำเร็จ: KPI หลักในการจัดซื้อจัดจ้าง

เพื่อจัดการเป้าหมายเหล่านี้ ทีมจัดซื้อจะต้องอาศัยชุดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) ซึ่งตัวชี้วัดเหล่านี้จะเปลี่ยนเป้าหมายที่เป็นนามธรรมให้กลายเป็นผลลัพธ์ที่จับต้องได้และวัดผลได้

1. ประหยัดค่าใช้จ่าย

KPI หลัก ซึ่งมักจะแบ่งออกเป็น:

• การออมแบบยาก: การลดต้นทุนโดยตรงและช่วยลดงบประมาณ (เช่น การเจรจาลดราคาส่วนประกอบลง 5%)
• การหลีกเลี่ยงต้นทุน: การดำเนินการที่ป้องกันไม่ให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นในอนาคต (เช่น การล็อคราคาสัญญาที่เอื้ออำนวยก่อนที่ตลาดจะเพิ่มขึ้นตามที่คาดไว้)

2. ความแปรปรวนของราคาซื้อ (PPV)

ตัวชี้วัดนี้วัดความแตกต่างระหว่างต้นทุนมาตรฐานหรือต้นทุนตามงบประมาณของสินค้ากับราคาที่จ่ายจริง ค่า PPV ที่ดีบ่งชี้ว่าทีมจัดซื้อสามารถกำหนดราคาต่ำกว่าต้นทุนที่คาดการณ์ไว้

3. การส่งมอบตรงเวลาของซัพพลายเออร์ (OTD)

ตัวชี้วัดสำคัญในการประเมินความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ KPI นี้จะติดตามเปอร์เซ็นต์ของคำสั่งซื้อที่ส่งมอบภายในวันที่ตกลงกันไว้ OTD ที่ไม่ดีอาจนำไปสู่ความล่าช้าในการผลิตและสินค้าขาดสต็อก ซึ่งทำให้เป็นตัวบ่งชี้สำคัญที่บ่งชี้ถึงสุขภาพของห่วงโซ่อุปทาน

4. การใช้จ่ายภายใต้การบริหารจัดการ

KPI นี้คำนวณเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายภายนอกทั้งหมดของบริษัทที่ได้รับการบริหารจัดการอย่างแข็งขันโดยฝ่ายจัดซื้อ ค่าเปอร์เซ็นต์ที่สูงขึ้นบ่งชี้ว่าเงินของบริษัทส่วนใหญ่ถูกใช้ไปอย่างมีกลยุทธ์ ภายใต้การกำกับดูแล การเจรจา และการควบคุมที่เหมาะสม แทนที่จะใช้ผ่านการซื้อแบบ “เฉพาะหน้า”

บทสรุป: จากพนักงานธุรการสู่พันธมิตรเชิงกลยุทธ์

การเดินทางสู่ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างเป็นการเดินทางจากสิ่งเรียบง่ายไปสู่กลยุทธ์ เริ่มต้นด้วยคำถามพื้นฐานที่ว่า "การจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร" และจบลงด้วยความเป็นจริงอันซับซ้อนของบทบาทของการจัดซื้อจัดจ้างในฐานะระบบประสาทส่วนกลางขององค์กรยุคใหม่

การจัดซื้อจัดจ้างคือธุรกรรม การจัดซื้อจัดจ้างคือกลยุทธ์

การจัดซื้อจัดหาชิ้นส่วนที่ถูกต้อง ในราคาที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม การจัดซื้อจัดจ้างช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกรรมนี้จะเกิดขึ้นภายในกรอบการทำงานที่กว้างขึ้น ซึ่งช่วยลดความเสี่ยง เพิ่มมูลค่าสูงสุด ส่งเสริมนวัตกรรม และสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์สูงสุดของบริษัท ถือเป็นหน้าที่ที่เชื่อมโยงความต้องการภายในของบริษัทเข้ากับตลาดภายนอก เปลี่ยนการซื้อที่เรียบง่ายให้กลายเป็นแหล่งสร้างข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่ทรงพลัง

คำถามที่พบบ่อย

1. ถ้าให้อธิบายแบบง่ายๆ ความแตกต่างระหว่างการจัดซื้อจัดจ้างและการจัดซื้อคืออะไร?

การจัดซื้อจัดจ้าง คือ กระบวนการทางธุรกรรมที่ประกอบด้วยการสร้างใบสั่งซื้อ การรับสินค้า และการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลังการซื้อ ซึ่งรวมถึงการระบุความต้องการ การจัดหาและคัดกรองซัพพลายเออร์ การเจรจาสัญญา และการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ เพื่อบรรลุเป้าหมายระยะยาว เช่น การลดต้นทุนและการลดความเสี่ยง

2. ประเภทการจัดซื้อจัดจ้างหลักๆ มีกี่ประเภท อะไรบ้าง

สามหมวดหมู่หลักคือ การจัดซื้อโดยตรง (วัสดุสำหรับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย เช่น เหล็กสำหรับรถยนต์) การจัดซื้อทางอ้อม (สินค้าและบริการสำหรับการดำเนินงาน เช่น อุปกรณ์สำนักงานและซอฟต์แวร์) และ การจัดหาบริการ (บริการตามบุคคล เช่น ที่ปรึกษา หรือ พนักงานชั่วคราว)

3. การจัดซื้อจัดจ้างเป็นเส้นทางอาชีพที่ดีหรือไม่?

ใช่แล้ว งานจัดซื้อจัดจ้างได้กลายเป็นเส้นทางอาชีพที่เน้นกลยุทธ์และมีค่าตอบแทนสูง ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อสมัยใหม่ไม่ได้เป็นเพียงแค่ผู้ซื้อเท่านั้น แต่ยังเป็นนักวิเคราะห์ข้อมูล นักเจรจาต่อรอง ผู้จัดการความเสี่ยง และผู้สร้างความสัมพันธ์ บทบาทในฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างช่วยเพิ่มการมองเห็นภายในบริษัท และส่งผลโดยตรงต่อผลกำไรและความสำเร็จโดยรวม

4. คุณสามารถยกตัวอย่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบง่ายๆ ได้หรือไม่?

ลองนึกภาพว่าบริษัทต้องการแล็ปท็อปใหม่ 100 เครื่อง

• ซื้อ: ฝ่ายไอทีส่งคำขอซื้อแล็ปท็อป Dell จำนวน 100 เครื่องไปยังผู้ซื้อ ซึ่งจะสั่งซื้อจากผู้จำหน่ายที่รู้จัก
• การจัดหา: ทีมจัดซื้อจะวิเคราะห์ก่อน จำเป็นต้อง (ต้องการสเปคอะไรบ้าง ใครคือผู้ใช้) พวกเขาขอใบเสนอราคาจากผู้จำหน่ายหลายราย (Dell, HP, Apple) พวกเขาเจรจาต่อรองส่วนลดจำนวนมาก การรับประกัน 3 ปี และเงื่อนไขการจัดส่งที่เฉพาะเจาะจง พวกเขาตรวจสอบเสถียรภาพทางการเงินของผู้จำหน่าย มอบสัญญา และ แล้วก็ เมื่อมีการสั่งซื้อ กระบวนการจัดซื้อสร้างมูลค่าเพิ่มและลดความเสี่ยง

อ้างอิง

1. สถาบันจัดซื้อจัดจ้างและจัดหาแห่งชาร์เตอร์ด (CIPS) (nd) การจัดซื้อคืออะไร? เรียกใช้จาก https://www.cips.org/what-is-procurement (องค์กรวิชาชีพชั้นนำระดับโลกด้านการจัดซื้อและจัดหา โดยให้คำจำกัดความและมาตรฐานพื้นฐาน)
2. เบลลี่, พี., ฟาร์เมอร์, ดี., คร็อกเกอร์, บี., เจสซอป, ดี., และโจนส์, ดี. (2015). การจัดซื้อ หลักการ และการจัดการ (พิมพ์ครั้งที่ 11) สำนักพิมพ์เพียร์สัน (ตำราวิชาการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายซึ่งให้ภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับทฤษฎีและการปฏิบัติด้านการจัดซื้อจัดจ้าง)

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ

ข้อมูลในหน้านี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น RM ไม่รับรองหรือรับประกันใดๆ ไม่ว่าโดยชัดแจ้งหรือโดยนัย เกี่ยวกับความถูกต้องหรือความครบถ้วนของข้อมูลนี้ สำหรับบริการของบุคคลที่สามใดๆ ที่ได้รับผ่าน RM เครือข่ายเป็นความรับผิดชอบของผู้ซื้อในการระบุและยืนยันพารามิเตอร์ประสิทธิภาพ ความคลาดเคลื่อน วัสดุและฝีมือในระหว่างกระบวนการเสนอราคา หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะo ติดต่อเรา.

RM: พันธมิตรด้านการผลิตที่แม่นยำของคุณ

RM เป็นผู้นำในอุตสาหกรรม โซลูชันการผลิตที่กำหนดเองด้วยประสบการณ์อันยาวนานกว่า 20 ปี เราได้กลายเป็นพันธมิตรที่เชื่อถือได้สำหรับลูกค้ากว่า 5,000 รายทั่วโลก เรามีความเชี่ยวชาญในบริการด้านการผลิตที่ครอบคลุม ซึ่งรวมถึงการผลิตชิ้นส่วนที่มีความแม่นยำสูง เครื่องจักรซีเอ็นซี, การผลิตแผ่นโลหะ, พิมพ์ 3D, ฉีดขึ้นรูปและ ปั๊มโลหะ—เพื่อให้คุณได้รับความจริง ประสบการณ์แบบครบวงจร.

สิ่งอำนวยความสะดวกระดับโลกของเรามีอุปกรณ์ที่ทันสมัยกว่า 100 ชิ้น การตัดเฉือนแบบ 5 แกน ศูนย์และดำเนินงานโดยปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO 9001:2015 อย่างเคร่งครัด ระบบบริหารคุณภาพเรามุ่งมั่นที่จะมอบโซลูชันที่ผสมผสานความเร็ว ประสิทธิภาพ และคุณภาพที่เป็นเลิศให้แก่ลูกค้าในกว่า 150 ประเทศ จาก สร้างต้นแบบอย่างรวดเร็ว ไปจนถึงการผลิตในปริมาณมาก เราสัญญาว่าจะส่งมอบสินค้าได้ภายใน 24 ชั่วโมง ช่วยให้คุณได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาด การเลือก RM หมายถึงการเลือกพันธมิตรด้านการผลิตที่มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และเป็นมืออาชีพ

สำรวจความสามารถของเราในวันนี้โดยเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา: www.rapmaf.com